Селекторное видеосовещание VideoPort

Что такое видеосовещание?

Видеосовещание - это совещание с применением видеосвязи для обеспечения эффекта личного визуального присутствия всех участников. Уже сегодня доступна возможность проводить совещания на расстоянии с использованием самой реалистичной видео и аудио связи.

Каждый может принять участие в видеосовещании, не выходя из своего кабинета, а своих собеседников видеть на экране монитора или видео панели. Такое совещание ничем не отличается от ситуации, когда все участники физически собираются за одним круглым столом и обсуждают насущные вопросы. В ходе совещания придерживаются правил делового этикета или о правилах общения договариваются по ходу встречи. При совещаниях с участием большого количества людей очень важен внутренний регламент, иначе совещание превращается в малоэффективное мероприятие.

Как правило, такие совещания проходят по четким правилам – есть главное лицо, докладчик и слушатели (остальные участники), которым предоставляется возможность задавать докладчику вопрос с микрофона в зале. Ведущим совещания в такой ситуации чаще всего является главное лицо. Ведущий приглашает участников выступить с трибуны. Такую форму совещания принято называть Селекторное совещание (от англ. select, т.е. выбирать). Т.е. ведущий выбирает кого пригласить для доклада и кому предоставить микрофон для выступления из зала.

Видеоконференцсвязь позволяет перенести совещание в виртуальное пространство. В такой Селекторном видеосовещании есть все те же роли - Ведущий, Докладчик и Выступающий из зала. При этом все участники, физически находясь в своих офисах, видят и слышат этих основных трех участников, а они, в свою очередь, видят и слышат друг друга. Ведущий так же ведет и организует весь процесс совещания - приглашает участников выступить с видеотрибуны и предоставляет слово - и является главным действующим лицом. Словом, все как в обычном совещании, только участники могут находиться за тысячи километров друг от друга! Да и проводить такие совещания можно не один-два раза в год, а каждый день.

Кому необходимо селекторное видеосовещание?

Для построения единого коммуникационного пространства и повышения эффективности взаимодействия сотрудников внутри компании Селекторное совещание могут использовать любые организации любой сферы бизнеса, устанавливая лишь свой регламент. Это может быть начальник большого производственного предприятия, который проводит утреннюю планерку со своими подчиненными, чтобы не заставлять людей тратить драгоценное время на хождения по территории. Или это руководитель компании, имеющей большое количество региональных представительств, для которого организовать очное совещание сложно, долго и дорого! Одним словом, это нужно тем, кто уважает и ценит время своих коллег, считает затраты на коммуникации и при всем этом считает личный контакт с человеком наиболее эффективной формой коммуникации.

Что требуется для селекторного видеосовещания?

Для организации селекторного видеосовещания необходимо приобрести программное обеспечение (ПО) систем видеоконференций VideoPort SBS Plus или VideoPort Enterprise, поддерживающих данную функциональную возможность. Установить серверную часть ПО на сервер (аппаратное устройство), находящийся в корпоративной сети, а клиентскую часть ПО проинсталлировать на компьютеры всех участников селекторного видеосовещания. Также потребуется оснащение рабочих мест необходимым видео и аудио оборудованием. Минимальные требования к компьютеру и каналам связи участника смотрите в разделе Оборудование этого документа.

Технический администратор системы создает на сервере средствами серверного ПО для управления и мониторинга системы групповую конференцию типа Селекторное совещание, назначает ее Ведущего и задает имя и пароль конференции для ограничения несанкционированного доступа.

После проведения всех подготовительных работ всем участникам необходимо на своем компьютере запустить клиентское ПО и далее провести сеанс видеосвязи, согласно регламенту данного типа конференции.

Как работает селекторное видеосовещание?

Данный тип групповой конференции дает возможность объединить в одном сеансе до 80 участников. Единовременно трансляцию видео и аудио потоков всем участникам конференции могут осуществлять не более 3 участников.

Пользователи присоединяются к конференции по приглашению Ведущего или самостоятельно, путем ввода имени и пароля конференции.

Схема работы селекторного видеосовещания приведена на рисунке:

В зависимости от функции участника в конференции, вещающие (т.е. транслирующие видео и аудио потоки всем участникам конференции) имеют роли: Ведущий, Докладчик и Выступающий.

Остальные участники являются просто Зрителями, не вещают, видят и слышат трех вещающих и могут в ходе конференции передавать аудио реплики всем участникам конференции при нажатии и удержании специальной кнопки в интерфейсе клиентского ПО.

Ведущий назначается техническим администратором системы и имеет функции управления передачи ролей в ходе конференции. Роль Ведущего не может быть передана другому участнику в ходе совещания. Ведущий может:

• приглашать в конференцию участников;
• передавать роль Докладчика любому из участников конференции;
• передавать роль Выступающего любому из участников конференции по его запросу.

Ведущий может перестать вещать или совсем выйти из конференции и вернуться в конференцию с теми же правами и возможностями.

Докладчик назначается Ведущим. После начала конференции Ведущий направляет приглашение на роль Докладчика любому участнику конференции. В ходе конференции роль может быть передана Ведущим другому участнику. По желанию участник может покинуть роль Докладчика и перестать вещать или совсем выйти из конференции, при этом он останется или вернется в конференцию лишь рядовым участником - Зрителем.

Выступающий может сам попросить слово. В ходе конференции любой участник может направить запрос на роль Выступающего. При этом Ведущий (в отсутствие Ведущего - Докладчик) разрешает участнику занять роль Выступающего. По желанию участник может покинуть роль Выступающего и перестать вещать или совсем выйти из конференции, при этом он останется или вернется в конференцию лишь рядовым участником - Зрителем.

Направление и отклонение приглашений, направление запроса на роль и прочие действия участников, связанные со сменой ролей, осуществляются через специальные средства управления клиентского ПО.

Оборудование

Минимальная конфигурация компьютера и требования к каналу связи пользователя системы:

• процессор Pentium III - 1800 МГц;
• 256 МБ оперативной памяти (RAM) и 10 МБ свободного места на жестком диске;
• видеоакселератор графический адаптер (Accelerated graphics card) от 16 МБ виртуальной оперативной памяти (VRAM);
• операционная система Windows 2000/XP;
• Direct X версия 7.0 и выше;
• полнодуплексная звуковая карта;
• гарнитура с микрофоном для исключения появления эффекта эхо;
• подключаемая к компьютеру видеокамера (вебкамера), которая поддерживается Microsoft DirectShow (имеет WDM драйверы);
• Интернет соединение со скоростью: исходящая - 128 кбит/с, входящая - 384 кбит/с.